こんにちは、吉田です！
今日は書類の断捨離について。
書類って知らぬ間に増えてませんか？
不必要に物があると、実はビジネスにも悪影響があるんです。
実は私、サラリーマン時代は整理整頓できない人だったのですが、起業してからは整理整頓を勉強して実践できるようになりました。
断捨離する効果はすごくて、余計な物が視界に入ることなくなると考えることがクリアになるんですよね。
「あの書類どこにいったっけ?」
最初から基準を決めて書類を保管していればこんなことにはならないのでしょうが、なかなかそれが難しいんですよね。
書類の断捨離をしたいけれど、どうやったらいいの?
そんな疑問を抱えた方へ。
今回は「最初が肝心。断捨離後、書類保管の基準を決めてスッキリ暮らそう」というテーマでお伝えします。
書類の断捨離、捨てる、捨てないの基準は?
まずは各部屋に散らばっている書類を一か所に集めてみましょう。
基本的には書類は【全部捨てる】ですが、そうはいかない大事な書類もありますよね。
主なものとしては
- 固定資産税関係
- 契約書
- 保険関係
- 年金関係
- 期限が残っている家電の保証書
- 取り扱い説明書など
気付かずに断捨離してしまうと、再発行が難しいものもありますので注意してください。
この中で【取扱説明書】はよく見るものに関しては、置いておいて構わないと思います。
ネットでも同じものが掲載されていますが「すぐに知りたい」場合は、自分の使いやすいほうを残しておいてもいいでしょう。
ただ、ほとんど見返さないものは分厚くて場所も取りますし、処分した方がスペースも空いてスッキリしますよ!
また壊れて捨ててしまった家電の取り扱い説明書、見ても何の説明書なのか分からないようなものが案外残っていたりしますので、これはすぐに捨ててください。
断捨離した書類はそのまま捨てる?
「やっと断捨離が終わった!」やり遂げた達成感でいっぱいのあなた。
すべての書類をゴミ箱へ入れようとしていませんか?
2017年に「個人情報保護法」が施行されました。
断捨離したゴミの中には個人情報がいっぱい。
ネットで買い物をしたら納品書に住所と名前、レシートにはいつ、どんな店で何を買ったかが書かれています。
あまり考えたくはないのですが、犯罪を考える人の中には個人の情報を盗もうとする人もいるでしょう。
自衛するのに越したことはありません。
では具体的にはどうしたらいいのでしょうか?
個人情報を隠すといえばやはりシュレッダーです。
今は家庭用のものも販売されており、昔に比べ手頃な価格のものも増えています。
手動式もありますが手が疲れるため、できたら電動式がおすすめです。
自衛策その1：レシートは1か月ごとにシュレッダー
買い物をして財布の中にそのままレシートを入れていて、お札が出したいのになかなか出せない…こんな経験はないでしょうか?
これでは買い物のたびにイライラしますよね。
面倒でもレシートはその日のうちに財布から出して、まとめておきましょう。
そして月末なら月末と日にちを決めて、前月1か月分をシュレッダーにかけることを心がけてみるのはいかがでしょうか?
財布の中もいつもきれいになりますし、個人情報の心配もなくなるので一石二鳥ですね。
自衛策その2：年賀状は2年に一度シュレッダー
年賀状も住所と名前が載っていますよね。
どう断捨離していいのか迷ったことはありませんか?
お子さんのいらっしゃる方から届く、子どもの写真の年賀状は処分に困るという方もおられるのではないでしょうか?
通常の年賀状は枚数が少なければ、シュレッダーにかければ問題はありません。
ただ、枚数が多い場合と写真付きのときはこういう方法はどうでしょうか?
- 断捨離する写真を束にする
- 写真付きのものは中のほうへ入れる
- 一番上と一番下は住所の書いていない面を外側にする
- 上部と下部を水のりで接着し、固まったらそのまま捨てる
これは自衛というよりも知り合いのプライバシーのためでしょうか。
ゴミと一緒に捨てられる写真が気になっていたという方は一度お試しください。
簡単な書類から断捨離しよう!
まずはダイレクトメール。
あちこちから届くけれど、そのまま放っておいたらバーゲン期間はとっくに終わってたということはありませんか?
もう使い道のないものは、悩むことなく断捨離しやすいですよね。
また最近はネットで買い物をする方も多いと思います。
家まで届けてくれて便利なのですが、必ずついてくるのが納品書。
これも何を買ったかと自分の住所、名前が書かれています。
とりあえずとためこんでいると、いつの間にか納品書の束ができていることも。
それを防ぐには「商品が届いたら中身を確認し、納品書はすぐに捨てる」のが一番です。
とくにネットでの買い物が多い方はこの方法なら、納品書はたまりにくいですよ!
書類は最初から「ためない」意識をもつ
何か買ったらついてきたクーポン券。
外食したら会計時にもらった「次回〇〇％引き」の券。
街中で配っている「何か」のお得な券。
いつも買っている店のもの以外は、なるべくもらわないようにしましょう。
それらは結局使われないまま財布に残り、あとで断捨離する時間をとることになるのです。
また意外に気にしていないのが【郵便ポストに入る広告類】。
疲れて帰ってきてポストを開けたら、いらないチラシがいっぱいでより疲れる、というあなたにこんなグッズはどうでしょうか?
郵便受けで見かける「チラシお断り」のステッカー、以意外と効果あるので、チラシやFPが面倒な方、にオススメです。
テプラでも十分。 pic.twitter.com/M4u051DlMe— TR (@ta_s301) March 21, 2018
郵便ポストに貼ると、チラシがほとんど入らなくなる魔法のプレート。
「こんな大きな目立つものは体裁が悪い」と思われる方には、もう少し小さくてスマートなものもネットで売っていますので、一度調べてみては?
毎日の煩わしさから解放されますよ!
断捨離後の書類、保管の仕方は?
書類を断捨離したのはいいけれど、保管の仕方が分からないという方もおられるでしょう。
ポイントはまず【カテゴリー別に分ける】こと。
- 仕事の書類
- お金関係
- 子どもの書類
- その他 など
分けられたらこんな感じの【ボックスファイル】を準備。
インデックス付きがパッと見て、取り出しやすくていいですね。
#新生活 に #ちょっと便利 な #文房具 、#キングジム #フェイバリッツ シリーズのご紹介。第2弾！#丈夫なシート がしっかり #書類 を保護してくれる #フォルダー。出し入れしやすい #ワイドオープン仕様、インデックス部分に #テプラ も貼れます。#ボックスファイル と一緒に使ってみて！税込216円。 pic.twitter.com/gGn6xCx8ZT
— 横浜ロフト (@LOFT_YOKOHAMA) March 20, 2018
テプラを貼ったら、あとは項目ごとに収納していくだけです。
ただ書類の量にもよりますが【断捨離】→【仕分け】→【テプラ作成】と一気にやってしまおうとすると、どっと疲れてしまうかもしれません。
ご自身の無理のない範囲で少しずつ進めていってくださいね。
日にちを決めて定期的に断捨離することを忘れないで実行していけば、もう書類の山に悩まされることはなくなるでしょう。
整理して保管する時間がない!
仕事や家事でどうしても時間がない!
でも書類がたまるという方は、今までご紹介した方法でまず「入ってくる書類」の数を減らしましょう。
その上で「あとでいいBOX」と「一週間以内BOX」を作っておき、そこにまとめて入れておくのです。
休日にそれらをチェックするようにすれば、とりあえず机の上は片づいた状態がキープできますね。
また郵便受けに入っていた郵便物を、リビングや自室の机にバラバラに置くと、断捨離しようと思ったときに探し回らなくてはなりません。
このBOXに入れておけば、整理しないといけないのはこれだけだと分かるので、ストレスが少なくて済みますよ!
みんなの書類の保管方法は?
【仕切りを入れた引き出し収納】
猫分のスペースを確保したら、余った部分は書類などを収納。
猫ちゃんがいたずらするかもしれないので、仕切りは丈夫なもの。
書類は重要ではないものを入れましょう。— 萌え萌えニャンにゃん (@moemoe_nekonyan) February 21, 2020
猫はせまいところ、大好きですからね（笑）
まとめ
今回は「最初が肝心。断捨離後、書類保管の基準を決めてスッキリ暮らそう」というテーマでお伝えしました。
書類っていつの間にかたまっていくもの。
なるべく一定期間で整理する、またいらないものは家に持ちこまない習慣をつけると「どこにいったか分からない」状況は防ぎやすくなるでしょう。
